🥚 #18. Cómo gestionar tu correo electrónico 📩 como un/a PRO 💪
(Y hacer un Inbox 0 de manual)
Tiempo de lectura: 5 minutos
¡Hola, proficiente!
Confieso que he estado a punto de no mandar esta edición porque había olvidado que me había propuesto hacer Inbox 0 en mi correo electrónico de trabajo… y no lo había hecho.
Así que una de dos: o fallaba a mi cita, o me ponía manos a la obra a procesar los correos que tenía. ¿La respuesta? En la sección del 🚀 Sprint Proficiente 🚀
Y digo yo, ¿qué mejor que darle una vuelta a truquillos para gestionar el correo electrónico y, por qué no, llevar un Inbox 0 como se merece?
(Por cierto, muchas gracias a quienes me escribísteis sobre Arc. Y para quienes tenéis Linux, confío en que más pronto que tarde salga una versión, aunque creo que de momento no está en su roadmap🤞 ¡Cruzo dedos!).
Dicho esto… ¡al lío!
En esta proficientter…
✏️ En Recurso Proficiente te hablo de estrategias para gestionar el correo electrónico de manera eficiente.
🏫 Hoy poco ha ocurrido En el aula 😅.
🔔 Después del timbre te cuento lo que he hecho la última semana.
⚡ En el Sprint Proficiente dejamos la bandeja de nuestro trabajo a 0, ¿o no?
☕ Dos libros y un truco para Arc En la máquina de café.
Si eres como yo, que te pones nervioso/a si tienes más de 20 correos en tu bandeja de entrada y sabes que, si están ahí, es porque hay que hacer algo con ellos… quizá lo que te voy a contar te interesa.
Porque hoy te traigo 6 estrategias que yo utilizo para tener el correo electrónico más bajo control que una clase en día de huelga.
💌 ENVIAR. La regla de los dos minutos ⏰
Si hay una máxima de la productividad que tienes que incorporar en tu día a día es esta: si algo se puede hacer en menos de 2 minutos, ¡hazlo ya! Y el correo no puede ser menos. ¡Ojo! No solo me refiero a escribir una respuesta corta. También incluye enviar una documentación que te han pedido, completar una encuesta de calidad adjunta, firmar un documento digitalmente… ¡o delegar!
(¡Y no seas de los que responden con un OK, “Vale” o “Gracias”. Eso también es SPAM. ¡Evítalo! Tus compis lo agradecerán 😉).
⏩ REENVIAR. Si no es tu guerra, ¡delega! (¡Y reenvía!) 🤾♀️
A nadie le gusta decir que no, y a veces acabamos asumiendo tareas que no nos tocan. Si te piden algo sencillo, responde rápido. Pero si te va a llevar más de lo que te gustaría y no es tu responsabilidad, delega sin culpa: reenvía el correo a quien corresponda y deja que sea esa persona quien lo gestione. Todos lo agradeceréis: tú evitas ser el intermediario y la tarea va directa a quien realmente sabe.
♻️ REUTILIZAR. Si te repites más que el ajo, ¡utiliza plantillas! ⌨️
¿Cuántas veces al día contestas lo mismo a diferentes personas? Establece plantillas para esas consultas frecuentes. Por ejemplo, si escribes el mismo mensaje a las empresas de FCT (ahora Dual), ¡tira de plantilla! En Gmail (en Outlook es similar), puedes Habilitar plantillas y utilizarlas desde el mismo mensaje tal que así:
Y si prefieres utilizar atajos de teclado, utiliza un expansor de texto. Te lo conté en esta proficientter:
❌ BORRAR: No seas diógenes digital. ¡Borra!
Si ya has procesado un correo, ¿para qué dejarlo en tu bandeja? Esa reunión a la que no vas a ir, esa encuesta recién completada, ese maravilloso webinar que fue la semana pasada… ¡fuera con ellos!
Eso sí, hay correos que sí vale la pena guardar (¡al menos este curso!), como la lista de tutores de FCT, las instrucciones para mandar un mensaje a la Dirección Provincial o el link a esa herramienta de traducción que te va a salvar la vida. Ahí sí, te lo compro.
📂 ARCHIVAR: Si no lo has borrado, etiquétalo y archívalo.
No dejes tu bandeja de entrada llena de cosas que consideras interesantes pero que no requieren acción por tu parte. Enlaces a cursos de formación, mensajes de empresas que no quieres perder, documentación de Erasmus o de proyectos de Innovación… todo eso merece ser guardado, pero en su cajón correspondiente. Etiqueta tus correos 🏷️ y pulsa el botón mágico de Archivar ⬇️. Se mantendrán en tu correo pero fuera de tu vista, y podrás acceder a ellos siempre que quieras.
📅 POSTPONER: Si hoy no vas a procesarlo, ¡posponlo!
Hay una fantástica opción en los gestores de correo que sirve para hacer que un mensaje que has recibido en tu bandeja de entrada desaparezca de ella hasta el momento que tú quieras que vuelva a aparecer. Así podrás tener en tu inbox solo lo necesario y el mensaje llegará cuando mejor te venga responderlo. Fácil, ¿verdad?
Uffff… me encanta este tema y podría estar horas hablando de bandejas, etiquetas, filtros, firmas… pero esto se está alargando. ¿Lo dejamos para otro momento?
Te llevará un segundo y me viene genial: cuéntame qué te ha parecido el Recurso Proficiente con un clic. ¡Mil gracias!
La última semana he estado enfrascada con una web para un concurso de Datos Abiertos en el que tenía muchas ganas de participar. No sé si llegará a buen puerto pero he de decir que he disfrutado mucho en el proceso. Si te interesa, escríbeme y te paso el link 😉
En la pasada edición me comprometí a hacer un Inbox 0 (¡sin trampas!) en el correo electrónico de instituto. 93 correos electrónicos sin procesar. Se dice pronto.
Reconozco que necesito la tranquilidad que me da el Inbox 0, y llevaba mes y medio arrastrándolo así que era la excusa perfecta para volver a él.
Y aquí lo tenéis ✌️😬:
Por experiencia, una vez conseguido mantenerlo es relativamente sencillo… ¡o no! ¡Te lo cuento en junio!
En el próximo Sprint de 15 días me comprometo a hacer limpieza, pero esta vez de mi Escritorio. Deberá tener únicamente mis carpetas de P.A.R.A., y 2 o 3 accesos directos que utilizo habitualmente. ¿Te unes al reto? 🚀
(Acepto ideas para el próximo Sprint. Si se te ocurre algo, escríbeme y nos ponemos mano a mano).
Hoy comparto dos cositas nada más:
📕 Dos libros
Si te apetece leer un thriller atípico, dale una oportunidad al libro del que te hablé la semana pasada: El brillo de las luciérnagas, de Paul Pen. Muy… especial. Y hasta aquí puedo leer.
Leyendo… La chica del semáforo y el hombre del coche.
🔄 Una opción para sincronizar Arc
Si después de la última proficientter te instalaste Arc y te preguntas cómo mantener tu configuración entre diferentes dispositivos, en este link puedes encontrar la respuesta. (¡Gracias, Urko, por tu apunte! ¡Muy útil para quienes trabajan con más de un equipo!).
¿Hay algo que te haya llamado la atención recientemente? Escríbeme y me lo cuentas.
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¡Gracias de antemano y un abrazo!
Lo mejor del inbox 0 es cuando te quitas por primera vez todos los emails de la bandeja de entrada y ves que el mundo no se acaba.
La primera vez que lo ejecuté, lo hice hasta con miedo. Había miles de mensajes. Y, luego, el silencio ;)
¡Buenas recomendaciones Laura! 🧡
Muy interesante y util este post ya que es verdad que tenemos el inbox lleno de correos, y muchos de ellos que estarian mejor archivados o eliminados